Hej där! Som leverantör avTele - utredning Revision, Jag är väldigt peppad på att gå igenom hur en teleutredningsrevision fungerar. Det är en ganska snygg process som har blivit viktigare och viktigare i dagens affärsvärld.
Vad är en teleutredningsrevision?
Först och främst, låt oss snabbt beröra vad en teleutredningsrevision faktiskt är. I ett nötskal, det är en revision som använder fjärrkommunikationsverktyg som telefonsamtal, videokonferenser och e-postmeddelanden för att samla information om ett företag, fabrik eller leverantör. Det är ett utmärkt alternativ till revisioner på plats, särskilt när det inte är praktiskt eller säkert att fysiskt besöka en plats, som under en global pandemi eller när leverantören befinner sig långt borta.
Den första installationen
Det första steget i en teleutredningsrevision är att sätta upp det hela. Vi börjar med att ha ett första samtal med kunden. Kunden kan vara ett stort företag som vill utvärdera sina leverantörer, eller kanske en fabriksägare som vill få en oberoende kontroll av sin verksamhet. Under den här chatten tar vi reda på vad kunden vill uppnå med revisionen. Är de bekymrade över arbetsmetoder, miljöpåverkan eller produktkvalitet? Att förstå dessa mål är avgörande eftersom det formar resten av revisionsprocessen.
När vi vet vad kunden vill ha gör vi en detaljerad revisionsplan. Den här planen listar alla områden vi kommer att titta på, metoderna vi kommer att använda för att samla in information och tidslinjen för revisionen. Vi delar också denna plan med den part som granskas (leverantören eller fabriken). Detta hjälper dem att förbereda sig och veta vad de kan förvänta sig.
Datainsamling
Nu till datainsamlingsdelen. Det är här den verkliga handlingen sker.
Dokumentgranskning
Vi börjar med att be leverantören skicka relevanta dokument till oss. Dessa kan inkludera saker som anställningskontrakt, säkerhetsprotokoll, produktionsregister och finansiella rapporter. Genom att gå igenom dessa dokument kan vi få en bra uppfattning om hur verksamheten fungerar på papper. Att titta på anställningskontrakt kan till exempel berätta för oss om arbetstider, löner och förmåner, som är nyckelaspekter av arbetspraxis.
Intervjuer
Därefter genomför vi intervjuer. Vi använder videokonferensverktyg för att prata med olika personer inom företaget, såsom chefer, arbetsledare och arbetare. Dessa intervjuer är ett bra sätt att få förstahandsinformation. Vi kan fråga chefer om deras ledningsstrategier och arbetare om deras dagliga erfarenheter. Till exempel kan vi fråga arbetare om de känner sig trygga på arbetsplatsen eller om de får betalt i tid.
Site Tours (virtuella)
Även om vi inte är fysiskt där, kan vi fortfarande göra en virtuell rundtur. Vi ber leverantören att använda sina smartphones eller andra enheter för att visa oss runt i fabriken eller kontoret. Detta gör att vi kan se arbetsförhållandena, maskineriet och hur produktionsprocessen fungerar. Vi kan kontrollera om arbetsplatsen är ren och organiserad, om säkerhetsutrustning finns på plats och om det finns tecken på ineffektivitet.
Analys och utvärdering
När vi har samlat in all data är det dags att kavla upp ärmarna och börja analysera den. Vi jämför informationen vi har samlat in mot relevanta standarder och krav. Dessa standarder kan vara branschspecifika, som ISO-standarder för kvalitetsledning, eller så kan de vara relaterade till sociala och miljömässiga frågor, som t.ex.SA8000för arbetspraxis.
Vi letar efter eventuella luckor eller bristande efterlevnadsproblem. Till exempel, om dokumenten säger att arbetare ska ha 15 minuters rast var fjärde timme, men arbetare berättar att de sällan får dessa pauser, är det en röd flagga. Vi letar även efter områden där leverantören går bra. Denna positiva feedback kan användas som ett riktmärke för andra leverantörer eller som ett sätt att uppmuntra leverantören att fortsätta sitt goda arbete.
Rapportering
Efter att analysen är gjord sammanställer vi en omfattande revisionsberättelse. Denna rapport innehåller alla våra resultat, både de goda och de dåliga. Vi presenterar informationen på ett tydligt och lättförståeligt sätt, med hjälp av diagram och grafer där det är lämpligt. Rapporten innehåller även rekommendationer om hur leverantören kan förbättra sig. Om vi till exempel upptäcker att fabriken har dålig ventilation, kan vi rekommendera att installera bättre luftcirkulationssystem.
Vi delar denna rapport med kunden och leverantören. Kunden kan använda den för att fatta beslut om att fortsätta göra affärer med leverantören, och leverantören kan använda den som en färdplan för förbättringar.
Uppföljning
En teleutredningsrevision är inte en sak som görs. Vi gör även uppföljning för att se om leverantören har genomfört de rekommenderade ändringarna. Detta kan göras genom ytterligare en omgång av dokumentgranskning, intervjuer eller virtuella webbplatsrundturer. Vi vill försäkra oss om att de problem vi identifierat faktiskt åtgärdas och att leverantören går mot bättre praxis.
Varför Tele - utredningsrevision är en stor sak
Det finns flera anledningar till att teleutredningsrevisioner är så populära nuförtiden. Först och främst är de kostnadseffektiva. Du behöver inte spendera pengar på resor, boende och andra utgifter i samband med revisioner på plats. För det andra är de snabbare. Vi kan genomföra revisionen inom en kortare tidsram eftersom vi inte behöver vänta på researrangemang eller hantera logistik på plats. För det tredje är de mer flexibla. Vi kan schemalägga intervjuerna och de virtuella rundturerna vid en tidpunkt som passar både kunden och leverantören.
Hur det jämför med andra revisioner
Låt oss kort jämföra teleutredningsrevisioner med andra typer av revisioner, somFabriksrevision. En traditionell fabriksrevision innebär att man fysiskt besöker fabriken. Även om detta ger dig en mer djupgående titt på verksamheten, kan det vara tidskrävande och dyrt. En teleutredningsrevision erbjuder å andra sidan en bra balans mellan att få nödvändig information och att vara effektiv. Det kan täcka många av samma områden som en fabriksrevision, bara på ett annat sätt.
Avsluta och nå ut
Så, det är så en teleutredningsrevision fungerar. Det är en omfattande process som använder modern teknik för att bedöma ett företags verksamhet. Oavsett om du är ett stort företag som vill hantera din försörjningskedja bättre eller en fabriksägare som vill förbättra din praxis, kan en teleutredningsrevision vara ett utmärkt verktyg.
Om du är intresserad av att lära dig mer eller vill starta en teleutredningsrevision för ditt företag, tveka inte att höra av dig. Vi är här för att hjälpa dig att fatta välgrundade beslut och se till att ditt företag är på rätt väg.
Referenser
- Allmän kunskap om revisionsprocesser i näringslivet
- Erfarenhet av att genomföra ett flertal teleutredningsrevisioner som leverantör
